RETNINGSLINJER / RUTINER

RSA skal overholde pliktene etter åpenhetsloven og drive ansvarlig når det gjelder menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, i samsvar med intern rutine for overholdelse av plikter etter åpenhetsloven. Den interne rutinen er forankret hos ledelsen og gjort kjent for alle i selskapet, og fungerer dermed både som et informasjonsskriv til virksomheten og som en rutine for overholdelse av pliktene etter åpenhetsloven.

Gjennom rutinen gis det generell informasjon om åpenhetsloven og dens virkeområde, selskapets arbeid med åpenhetsloven og varslingskanaler. Rutinen omfatter fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver, kartlegging og vurdering av negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser, samarbeid om 
og erstatning der det er påkrevd, stansing/forebygging av negativ påvirkning/skade, overvåkning av gjennomføring og resultater, samt kommunisering av hvordan påvirkningen er håndtert og behandling av informasjonskrav.

Videre gir rutinen informasjon om varslingskanal som skal bidra til å avdekke eventuelle negative konsekvenser og vesentlig risiko, og at informasjonskrav skal rettes til aapenhetsloven@rsa.no

For leverandører har RSA utarbeidet retningslinjer og kontraktskrav, for å tydeliggjøre forventning og ansvarliggjøre dem. Bestemmelsene skal bidra til å sikre at varene og tjenestene som leveres på kontrakten er fremstilt under forhold som er i overenstemmelse med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Bestemmelsene sikrer tilgang til leverandørers aktsomhetsvurderinger der de er omfattet av åpenhetsloven, og informasjon om leverandørers varekjøp og leverandørkjeder der de ikke er omfattet av loven. Hvilke kontraktskrav som skal benyttes må vurderes konkret fra leverandør til leverandør basert på en risikovurdering.

RSA skal etterspørre hvordan leverandører jobber med tematikken overfor sine underleverandører der det anses som hensiktsmessig og gjennomførbart, og gjerne i detalj om nødvendig. Der det anses som nødvendig, hensiktsmessig og gjennomførbart ut fra risikovurderingene, skal egenrapportering benyttes.

Aktuelle spørsmål kan være relatert til de ti prinsippene i FNs Global Compact1, leverandørens etiske retningslinjer, kartlegging av leverandører og produksjonsland, egenvurdering av risiko i land de gjør innkjøp fra, styringssystemer og sertifiseringer, arbeiderrettigheter med mer.

NEGATIVE KONSEKVENSER OG RISIKO

Det er igangsatt et arbeid for å kartlegge og risikovurdere leverandører og
forretningspartnere, i samsvar med de krav åpenhetsloven stiller. På grunn av at vi er i tidlig kartleggingsfase har vi på nåværende tidspunkt ikke strukturert informasjon om leverandørkjedene.

RSAs leverandørkjede består gjerne av flere ledd med underleverandører. Det krever derfor at det blir gjort en prioritering ved aktsomhetsvurderingene. Kartlegging prioriteres basert på hvor det anses for å være høyest risiko for negative konsekvenser på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ut fra geografi og produkt, samt kriterier som hvilke leverandører det samhandles mest med, størrelsen på innkjøp og hvor RSA anser at de vil ha størst påvirkningsmulighet. Leveranser innen  risikogruppene vil bli underlagt et strengere regime for dokumentasjon og kontroll. 

Vårt formål er at vi gjennom aktsomhetsvurderingene vil søke å identifisere, redusere og unngå potensiell og faktisk negativ påvirkning hos forretningspartnere og i vår leverandørkjede. Arbeidet med kartlegging, identifisering og håndtering av påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er en kontinuerlig prosess.

TILTAK

RSA har forankret ansvarlighet med hensyn til overholdelse av plikter etter åpenhetsloven i virksomheten gjennom et styrevedtak og intern retningslinje/rutine. Den interne retningslinjen/rutinen er gjort kjent for alle i selskapet. Videre gir rutinen informasjon om varslingskanal som skal bidra til å avdekke eventuelle negative konsekvenser. For leverandører hvor det er hensiktsmessig implementerer RSA kontraktskrav relatert til åpenhetsloven, eksempelvis kontraktskrav som sikrer tilgang til  leverandørers aktsomhetsvurderinger der de er omfattet av åpenhetsloven, og informasjon om leverandørers varekjøp og leverandørkjeder der de ikke er omfattet av loven.

RSA skal etterspørre hvordan leverandører jobber med tematikken overfor sine underleverandører der det anses som hensiktsmessig og gjennomførbart, og gjerne i detalj om nødvendig. Der det anses som nødvendig, hensiktsmessig og gjennomførbart ut fra risikovurderingene, skal egenrapportering benyttes. RSA følger opp avvik ved å opprette forbedringsforslag/tiltaksplan mot leverandør, eller krever at leverandør skal fremlegge dette selv, og følger disse opp i etterkant. Hovedmålet med tiltakene er å skape varig endring som kommer arbeider og miljø til gode.

Spørsmål og henvendelser kan rettes til aapenhetsloven@rsa.no

Redegjørelsen i sin helhet kan leses her